Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement NFVM

Artikel 1    Grondslag

Dit Huishoudelijk Reglement is gebaseerd op artikel 24 van de Statuten en bepaalt samen met het bestuursreglement de uitvoeringskaders voor het besturen van de NFVM.

Artikel 2    Het bestuur

  1. In het bestuur kunnen uitsluitend natuurlijke personen zitting nemen.
  2. Beslist zelfstandig over uitgaven binnen de begroting die door de Algemene Leden Vergadering is vastgesteld. Uitgaven buiten de begroting om hoger dan 1.500 euro behoeven de goedkeuring van de Algemene Leden Vergadering.
  3. Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen.
  4. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
  5. Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.

Artikel 3    De voorzitter

  1. Heeft de algemene leiding van de vereniging;
  2. Vertegenwoordigt de vereniging extern;
  3. Geeft leiding aan het bestuur;
  4. Draagt zorg voor de uitvoering van de kerntaken van het bestuur;
  5. Draagt zorg voor de uitvoering van de uitvoeringskaders van het bestuur;
  6. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergaderingen;
  7. Coördineert en stuurt activiteiten in de vereniging;
  8. Ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

Artikel 4    De secretaris

  1. Heeft de zorg voor het secretariaat van de vereniging.
  2. Heeft de zorg voor regelgeving in de vereniging;
  3. Draagt zorg voor de naleving van wetten, statuten en verenigingsregelgeving in de vereniging;
  4. Stelt het beleidsplan op;
  5. Stelt het jaarverslag op;
  6. Draagt zorg voor de inrichting en realisatie van de interne en externe communicatie en huisstijl;
  7. Draagt zorg voor de voorbereidingen, uitvoering en verslaglegging van de vergaderingen van het bestuur en ALV en de inhoud van de besluiten;
  8. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  9. Draagt zorg voor de archivering van alle relevante documenten en het beheer van het archief van de vereniging;
  10. Draagt zorg voor de ledenadministratie;
  11. Draagt zorg voor het overzicht van de eigendommen van de vereniging.

Artikel 5    De penningmeester

  1. Voert de financiële administratie:
  2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
  3. Stelt periodiek financiële overzichten op;
  4. Stelt het financiële jaarverslag op;
  5. Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag in overeenstemming zijn met de geldende (overheids)richtlijnen;
  6. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
  7. Begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
  8. Beslist zelfstandig over uitgaven tot tweehonderdenvijftig euro (€ 250).
  9. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
  10. In verband met de status van de vereniging als algemeen nut beogende instelling (ANBI) verzorgt de penningmeester het contact met de Belastingdienst en de vereiste publicaties op de website van de vereniging.

Artikel 6    De webmaster

  1. Beheert de website.
  2. Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is.
  3. Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is.
  4. Voert de eindredactie van teksten op de website.
  5. Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden die discutabel zouden kunnen zijn.
  6. Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl.
  7. Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren.
  8. Voert de eindredactie over de nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning.

Artikel 7    Het secretariaat

  1. Beantwoordt de binnenkomende e-mail.
  2. Overlegt over de afhandeling van binnengekomen post of vragen met de meest betrokkene binnen het bestuur;
  3. Ondersteunt de bestuursleden in alle administratieve activiteiten;
  4. Regelt de logistieke uitvoering van bestuurs- en ledenvergaderingen;
  5. Onderhoudt het contact met leveranciers;

Artikel 8    Beleid
Het beleid van de NFVM is vastgelegd in een beleidsplan, dat meerdere jaren kan omvatten.

  1. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd.
  2. Elke nieuwe versie van het beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
  3. Het beleidsplan dient als basis voor een jaarplan en een jaarbegroting, welke beiden ter goedkeuring aan de Algemene Leden Vergadering worden voorgelegd.

Artikel 9    Besluitvorming

  1. Het bestuur neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. De bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn.
  1. Het bestuur neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, tenzij de statuten anders voorschrijven. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
  2. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
  3. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen, dan beslist het lot.

Artikel 10    Bestuursvergaderingen

  1. Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
  2. Het bestuur vergadert ten minste viermaal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of - indien de situatie dat verhindert - binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  4. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
  5. De secretaris verstrekt de agenda met bijbehorende documenten uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering aan de bestuursleden;
  6. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  7. Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
    Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
  8. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

Artikel 11    Algemene Leden Vergaderingen

  1. De secretaris van de vereniging roept namens het bestuur de Algemene Vergadering op door elektronische convocatie.
  2. De agenda en de vergaderstukken worden elektronisch verzonden aan de leden De verzending geschiedt uiterlijk twee weken voor de vergadering.

Artikel 12    Begroting

  1. Het bestuur stelt op voorstel van de penningmeester de begroting op;
  2. Het bestuur legt aan de Algemene Vergadering een sluitende begroting met toelichting voor, vergezeld van een investeringsplan en een liquiditeitsprognose.
  3. Bij ernstige overschrijding van enige post op de begroting waarvoor binnen de uitgaven op de begroting geen compensatie kan worden gevonden, wordt een suppletoire begroting voorgelegd aan de Algemene Vergadering.
  4. Voor uitgaven van importantie welke niet zijn opgenomen in de begroting en waarvoor de post onvoorzien ontoereikend is, wordt een suppletoire begroting voorgelegd aan de Algemene Vergadering.
  5. Indien de begroting over het lopende jaar nog niet is vastgesteld kunnen uitgaven worden gedaan, mits deze de uitgaven van de overeenkomstige periode van het vorige jaar niet te boven gaan.

Artikel 13    Werkgroepen/projectgroepen

Het bestuur kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een instellingsbesluit vermeldt de opdracht, voorzitter en leden van de werkgroep/commissie, uitvoeringsplanning en begroting van de werkzaamheden. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;

Artikel 14    Vergoedingen

  1. De voor de vereniging noodzakelijk te maken reiskosten worden vergoed conform een door het bestuur vast te stellen reiskostenvergoedingsreglement;
  2. Overige voor de vereniging gemaakte kosten worden tegen overlegging van bewijsmateriaal door de vereniging vergoed.
  3. De Algemene Vergadering kan bepalen, dat voor bepaalde functionarissen in de vereniging een vrijwilligersvergoeding kan worden toegekend.

Artikel 15    Geldmiddelen van de vereniging

  1. De vereniging verwerft haar inkomsten uit contributies en bijdragen, erfstellingen, legaten en schenkingen alsmede andere legale bronnen.
  2. Erfstellingen worden door het bestuur alleen aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving en als er sprake is van een positief saldo.
  3. Schenkingen, legaten en erfstellingen onder bezwarende voorwaarden kunnen slechts krachtens uitdrukkelijk besluit van het bestuur worden aanvaard.

Artikel 16    Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.